Intranet para PyMEs: cuándo conviene, qué pedir y cuánto cuesta

Cuándo una PyME necesita una intranet

No hay un número mágico de empleados. Lo que cuenta es si la empresa tiene alguno de estos problemas, porque son los que una intranet resuelve:

• Más de una sede o más de un turno. Lo que se anuncia en la oficina central llega tarde, incompleto o no llega a la sucursal.
• Personal sin correo corporativo ni computadora. Planta, depósito, atención al público. Son quienes más se pierden las comunicaciones, y la intranet es, muchas veces, la primera vía formal que tienen.
• Recursos Humanos atendiendo ventanilla. Pedidos de vacaciones por mensaje, certificados solicitados varias veces, consultas que se repiten semana a semana.
• Información importante en lugares personales. Cuando la política de la empresa vive en el chat de alguien, se va con esa persona.
• Altas y bajas sin control de accesos. Cuando alguien se va, nadie sabe a qué grupos y carpetas sigue teniendo acceso.

Cuándo todavía no conviene

Con menos de unos 25 empleados, en un único lugar y con un equipo que se comunica bien por los canales que ya usa, una intranet suele ser más herramienta de la que hace falta. Un grupo de mensajería ordenado y una carpeta compartida con permisos razonables resuelven lo esencial, y el costo de una plataforma no se justifica.

Lo decimos porque es la forma más rápida de que una compra salga mal: adquirir una plataforma para un problema que la empresa todavía no tiene.

Por qué muchas intranets de PyMEs terminan sin usarse

Rara vez falla el software. Falla lo que lo rodea. Las causas se repiten:

Las primeras cuatro semanas

Una secuencia razonable para lanzarla sin que se enfríe:

1. Semana 1. Carga del padrón de empleados, áreas y sucursales. Un comunicado de Dirección explicando para qué sirve y qué se va a publicar ahí.
2. Semana 2. Documentos de uso cotidiano: políticas, formularios, manuales. Lo que la gente hoy le pide por mensaje a Recursos Humanos.
3. Semana 3. Trámites: pedidos de vacaciones y tiempo libre. Es lo que genera el hábito de entrar.
4. Semana 4. Una encuesta corta de clima. Es la primera vez que el empleado ve que la plataforma también lo escucha a él.

Qué pedirle a un proveedor

Ocho preguntas que conviene hacer antes de contratar, a cualquier proveedor:

1. ¿Se usa bien desde el celular, sin instalar nada obligatorio?
2. ¿Puedo mostrar un contenido solo a una sucursal o a un área, y no a todos?
3. ¿Las altas y bajas se hacen desde una planilla o una por una?
4. ¿Puedo poner mi marca y mi dominio, o es un producto genérico?
5. ¿Cómo ingresa el personal: con usuario propio o con el Active Directory de la empresa?
6. ¿El soporte es en español y con quién hablo cuando algo falla?
7. ¿El precio es por empleado, fijo o mixto? ¿Hay mínimos o cargos de implementación?
8. Si me voy, ¿puedo llevarme mis datos y mis documentos?

Cuánto cuesta para una PyME

Como el mínimo es de AR$450.000, hasta 180 empleados se paga ese monto y recién después el precio crece con la plantilla. El costo efectivo por empleado va bajando a medida que la empresa es más grande:

Precios sin IVA. Los módulos opcionales, como reconocimientos con puntos o capacitación interna, se cotizan aparte.

Para ver cómo se compara con otras alternativas, incluidas las licencias de Microsoft, está la comparativa de precios y alternativas, con las cuentas a la vista y los casos en que otra opción conviene más.

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